Meklē vārdu vai frāzi:

10 Paradumi Laika Plānošanai un Sievietes Dzīves Vienkāršošanai

Laika plānošana, novilcināšana, daudz darāmā, maz laika -- tie ir bieži stresa izraisītāji sievietēm. Un ne tikai stresa, bet arī ar šo spriedzi saistītas pārēšanās izraisītāji. 





"Liela daļa stresa, ko izjūt cilvēki, nerodas no tā, ka viņiem ir pārāk daudz ko darīt. Tas rodas no tā, ka nepadaram to, ko esam sākuši." Deivids Allens







Laika menedžmenta un produktivitātes sistēma, kas mani personīgi uzrunāja visvairāk bija Deivida Allena “Kā sakārtot lietas: māksla panākt produktivitāti bez stresa” (David Allen „Getting Things Done).

Tomēr neskatoties uz koncepta pievilcību es nekad īsti nespēju šo sistēmu ieviest pilnībā un ilgtermiņā. 

Tāpēc esmu izveidojusi vienkāršu un ikvienai sievietei saprotamu laika plānošanas un produktivitātes sistēmu— e-kursu Vienkārša Produktivitātes Sistēma: kā plānot laiku un paveikt darbu bez stresa, kura izmanto Deivida Allena GTD un citus populārus laika pārvadīšanas konceptus.

Piedāvāju tev 10 paradumus no e-kursa, kas tev palīdzēs būt organizētai, vienkāršot tavu dzīvi, kontrolēt lietas, un faktiski tās izdarīt.   
Katrs no šiem paradumiem ir jāmācās un jāpraktizē, ja iespējams pa vienam, vai maksimums pa 2-3 vienlaikus.
Koncentrējies uz attiecīgā paraduma maiņu 30 dienas, un tad pārej pie nākamā. Kārtība kādā paradumi ir sarindoti ir vienīgi priekšlikums – tu vari tos pielāgot jebkurā kārtībā, kas der tev vislabāk.
Eksperimentē un atrod tos paradumus, kuri vislabāk saderas ar tavu darba stilu. 

1.- 8. paradumi ir visbūtiskākie, bet es tev iesaku pievērst nopietnu uzmanību arī paradumiem 9. un 10. 

10 paradumi laika plānošanai un dzīves vienkāršošanai

1. Apkopot. Paradums: universāla satveršana.

Vienmēr nēsā līdzi nelielu piezīmju grāmatiņu (vai arī citu tev efektīvu ‘satveršanas’ rīku) un pieraksti visus uzdevumus, idejas, projektus, ar vienu vārdu sakot visu informāciju, kas ienāk tavā prātā (dzīvē).

Tavs uzdevums ir to dabūt ārā galvas un uz papīra, lai tu neko neaizmirstu. 

Izvēlēties ļoti vienkāršu, viegli pārnēsājamu un viegli lietojamu ‘satveršanas’ rīku. Vēlams mazu piezīmju grāmatiņu vai nelielu kaudzīti piezīmju kartīšu (bet ne obligāti), vienkārši tāpēc, ka šie rīki ir daudz vieglāk izmantojami un pārnēsājami salīdzinot ar plaukstas datoru (PDA) vai klēpja datoru. 

Jo vienkāršāki rīki, jo labāk. Pēc atgriešanās mājās vai birojā, pārrāksti visu ‘satverto’ savā Kopējā Veicamo Uzdevumu Sarakstā.


2. Apstrādāt. Paradums: pieņemt ātrus lēmumus par lietām savās iesūtnēs, tos neatliekot.

Uzkrājumu veidošanās ir lēmumu pieņemšanas procesa novilcināšana. Apstrādā savas iesūtnes (e-pastu, fizisko iesūtni, automātisko atbildētāju, piezīmju grāmatiņu u.c.) ne retāk kā reizi dienā, un biežāk, ja tas ir nepieciešams. 

Kad tu veic apstrādi, dari to no augšas uz leju, pieņemot lēmumu par katru lietu/jautājumu: darīt (ja veikšana prasa 2 minūtes vai mazāk), izmest, deleģēt, ievietot kartotēkā vai ierakstīt veicamo uzdevumu sarakstā vai plānotājā vēlākai paveikšanai.

3. Plānot. Paradums: noteikt VSU-us nedēļai un dienai.
Katru nedēļu nosaki Lielos Akmeņus (vissvarīgākos uzdevumus), kurus tu vēlies izpildīt attiecīgajā nedēļā, un ieplāno tos vispirms. Katru dienu, izveido sarakstu ar 1-3 VSU-iem (būtībā taviem Lielajiem Akmeņiem attiecīgajā dienai) un pārliecinies, ka tie tiek izpildīti. Centies paveikt savus VSU-us rīta pusē, lai tie būtu padarīti un ļautu tev pievērsties citām lietām.

4. Darīt. Paradums: vienlaikus darīt tikai vienu uzdevumu, bez izklaidības.
Šis ir viens no e-kursā aprakstītās sistēmas svarīgākajiem paradumiem. 
Tev ir jāatlasa uzdevums (vēlams, viens no taviem VSU-iem) un jākoncentrējas uz to, izslēdzot visu pārējo. Pirmkārt, novērs visus traucējošos faktorus. Aizver e-pastu, atslēdz mobilo telefonu, ja iespējams, arī internetu (citādi vienkārši aizver visas nevajadzīgās lapas), notīri rakstāmgaldu (ja tu seko 2. paradumam, tas būs diezgan viegli).
Pēc tam, ja vēlies, iestādi taimeri, vai citādi vienkārši koncentrējies uz savu uzdevumu, cik ilgi vien iespējams. Neļauj sevi no tā novērst. Ja tu tiec pārtraukta, pieraksti jebkuru ienākošo jautājumu/uzdevumu/informāciju piezīmju blokā un atgriezies atpakaļ pie sava uzdevumu. Nemēģini veikt vienlaikus vairākus uzdevumus.

5. Vienkārša Uzticama Sistēma. Paradums: veidot vienkāršus sarakstus, un pārbaudīt tos katru dienu.

Tu vari veidot kontekstu sarakstus, piemēram, @ darbs @ tālrunis, @ mājas, @ mājas darbi, @ gaidu uz, ja tie tev ir efektīvi. E-kursā aprakstītā sistēma rekomendē atstāt tavus sarakstus tik vienkāršus, cik iespējams. 

Neradi sarežģītu sistēmu un nemēģini jaunus instrumentus. Lai cik aizraujoši tas nešķistu, tā ir laika zaudēšana. Vai nu izmanto vienkāršu piezīmju grāmatiņu vai indeksa kartītes sarakstiem vai izmanto iespējami vienkāršāko sarakstu programmu. Tev nav nepieciešams plānotājs vai PDA, Outlook vai sarežģīta tegu sistēma. 

Tev vajag tikai vienu sarakstu katram kontekstam (situācijai) un projektu sarakstu, kurus tu pārskati katru dienu vai katru nedēļu.

Atstāj visu vienkāršu, un koncentrējies uz to, kas tev dotajā brīdī ir jādara, nevis uz rotaļāšanos ar tavām sistēmām vai instrumentiem.

6. Organizēt. Paradums: vieta visam.

Visa ienākošā informācija (lietas, dokumenti, papīri, rēķini, žurnāli utt.) ienāk tavā iesūtnē. No turienes, viss nonāk konteksta sarakstos un rīcības folderī; failā tavā kartotēkā; izsūtnē, ja tu gatavojies to deleģēt, vai atkritumos. 

Tā vietā, lai atļautu informācijai uzkrāties un kārtotu to vēlāk, uzreiz noliec/ieliec lietas savās vietās. Tas uzturēs tīru tavu rakstāmgaldu, biroju vai māju, lai tu varētu koncentrēties uz savu darbu. 

Nenovilcini — noliec lietas prom tūlīt.


7. Pārskatīt. Paradums: pārskatīt sistēmas un mērķus katru nedēļu.

Sistēmas iknedēļas pārskats liek tev katru nedēļu veikt ātru sistēmas pārbaudi un pārskatīt mērķus. 

Tava iknedēļas pārskata laikā tev vajadzētu pārvērtēt katru gada mērķi, redzēt, kas attiecībā uz šiem mērķiem pagājušajā nedēļā ir paveikts, un kādi būs tavi rīcības soļi, kuri nākamajā nedēļā tuvinās tevi mērķu izpildei. 

Reizi mēnesī, atlicini mazliet vairāk laika savu mērķu mēneša pārskatam. Katru gadu tev jāveic gada mērķu un savu dzīves mērķu pārskatīšana.


8. Vienkāršot. Paradums: samazināt savu mērķu un uzdevumu skaitu līdz būtiskākajam.
Ja tu mēģini risināt visus ienākošos uzdevumus, tu ātri kļūsi pārslogota un tu nespēsi koncentrēties uz saviem vissvarīgākajiem uzdevumiem (VSU). Tā vietā sistēma aicina tevi pārskatīt savu uzdevumu un projektu sarakstus, un redzēt, vai tu vari tos vienkāršot. 
Atbrīvojies no visa, atstājot vienīgi būtiskākos projektus un uzdevumus, lai tu varētu uz tiem netraucēti koncentrēties.
Vienkāršo savas saistības un ienākošās informācijas plūsmu. Pārliecinies, ka tavi projekti un uzdevumi saskan ar taviem gada un dzīves mērķiem.
Dari to ikdienas (īsi), tavu iknedēļas un ikmēneša pārskatu laikā.

9. Rutīna. Paradums: izveidot un saglabāt rutīnas.

Ja citas produktivitātes sistēmas tev šķiet pārāk nestrukturētas, izmēģini rutīnu veidošanas paradumu, lai redzētu, vai tas darbojas labāk. 

Rīta rutīnas, piemēram, varētu būt tava kalendāra un konteksta sarakstu pārskatīšana, nosakot tavus dienas VSU-us, sportošana, e-pasta un citu iesūtņu apstrāde un savu pirmā dienas VSU-a veikšana no rīta. 

Vakara rutīna varētu ietvert e-pasta un iesūtņu apstrādi (atkal), tavas dienas veikuma pārskatīšanu, dienasgrāmatas rakstīšana, gatavošanos nākamai dienai. 

Iknedēļas rutīnas varētu ietvert mājas darbu veikšanas dienu, veļas dienu, finanšu sakārtošanas dienu, tavu iknedēļas pārskatu, ģimenes dienu utt. Tas ir atkarīgs no tevis — izveido savas rutīnas, un liec tām strādāt tavā labā.


10. Atrast savu aizraušanos. Paradums: meklēt darbu, kas tevi aizrauj.

Šis varētu būt pēdējais paradums, bet tajā pašā laikā pats svarīgākais. Pat ja tu izmanto vislabākās laika plānošanas un produktivitātes pārvaldes sistēmas, bet tavs darbs tevi neaizauj, tu vilcināsies un atliksi darbu veikšanu. Bet, ja darāmais tevi aizrauj, tu to darīsi nevilcinoties, un tu vēlēsies darīt vairāk. Tev ir jāveido paradums pastāvīgi meklēt lietas, par kurām tev ir interese un, kad tu tās esi atradusi, saprast, vai no tām tu vari izveidot karjeru. 

Padari par sava mūža darbu to, kas tevi aizrauj, un tavs veicamo uzdevumu saraksts pat sāks šķist kā apbalvojumu saraksts. 


"Paldies Inesīt, vakar sāku e-kursu, super....un atkal... īsi, kodolīgi, viegli saprotami...Un interesanti tas, ka pielietojot šī kursa konceptus sapratu, ka rutīnas strādā vienkārši perfekti... patiesībā sapratu, ka mans darbs, kurš patiešām man ļoti patīk (jau 3 gads) ir pārvērties par rutīnu... un pat tagad liekas savādi, ka darbu vairāk, bet brīvā laika arī ir vairāk... tas tikai nozīmē to, ka darbu veicot rutīnā, Tu to nejūti...Labs kurss, sāku strādāt pie sava atlikušā laika...", Ilze Sūna, Šveicē

****

Gribi uzzināt, kā plānot laiku un paveikt darbu bez stresa?


No comments: